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展館項目的工作流程及工種配合

Date:2017/04/05


如果是一個成熟的團隊,商務、策劃、設計、項目經理之間的配合是熟稔的,可以很快速地組織并完成項目,各工種的配合因為長期的磨合,反而顯得不那么有條理,但,非常地有效。

如果是新的團隊,或臨時組建的團隊,并且沒有一個大拿可以控制住整個流程和環(huán)節(jié)(這個大拿可以是銷售、策劃、設計或項目經理),各工種之間又沒有很好的配合機制,項目是很難處理好的,這其實是很多公司組建團隊初期碰到的最嚴峻的問題。

因此,本文的目的是告訴你,一個體系化的展館項目操作流程是怎樣的,在這個體系里,各個工種是如何地進行配合與協作的。

原創(chuàng)  2017-01-03  葉秋    策斬

揭曉答案前必須要了解的是:各個工種的作用。

“小伙伴都是干什么的?”

很多人連這個都是比較模糊的!

我們的展館項目團隊一般是由銷售、項目經理、策劃、空間設計師、平面設計師、多媒體工程師組成的。

銷售

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銷售的主要作用不是喝酒!他的作用主要有兩方面。

一:判斷項目。判斷一個項目的靠譜程度,并根據它的靠譜程度決定是否要參與這個項目,如果參與,參與到什么程度。

比如:經常有銷售會拿著一份招標說明書,說,這個標半個月以后開標,我們要不要去試試,我感覺機會挺大的。這么說的人,要么是新手,要么就是別有用心。

二:說服客戶。告訴客戶,你不得不選我的理由。是我們的團隊?我們的資歷?我們的方案?或者說,我和你的私人關系。

其他雜事,包括準備合同、寫標書、四下奔走,雖然也很辛苦,但,如果止于此,只是一個敬業(yè)的銷售而已。

策劃

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策劃的作用有三個。

一:幫助銷售說服客戶。很多銷售是并不具備專業(yè)的展館建設技能,他可能更擅長于判斷項目或處理人際關系,在專業(yè)技能上他需要策劃的幫助,告訴客戶,為什么這樣做是最適合你的。這個時候,策劃必須挺身而出。你的項目定位是什么?為什么要這么做?為什么要用這個解決方案而不用那個?為什么要用我們的,而不能用其他人的?如果不能很好地解答這些問題,甲方是不會買賬的。很多新手一上來就說我們的技術有多好,我們的設計有多美,可是往往抓不住客戶的痛點,事后還不自知。

二:是內容與創(chuàng)意的來源。一個展館不會憑空而來,它一定是有一個依據的。這個依據就是策劃給到的內容、框架和細節(jié)。簡單來說就是,策劃負責內容,吃透之后形成框架,在這個框架的基礎上設計師才能決定空間的平面布局及比例,然后才能在平面的基礎上生長出空間,之后再有展項和其他細枝末節(jié)。

三:是項目的輸出者。簡言之就是匯報,提案。策劃要用自己口才把自己和設計師的創(chuàng)作傳達給甲方。這件事有些能力強的銷售和項目經理可以代勞,但基本上多數還是策劃來做的(也有專門的提案人)。

其他的能力比如創(chuàng)意、文案、設計、技術等,不懂是正常的,如果你碰到懂的,好好珍惜吧。

空間設計師

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策劃負責內涵,設計師負責美麗,人人都愛效果圖,因為很直觀嘛(也有連圖都看不懂的,非得看視頻)。

所以空間設計師的工作任務有二。

一:空間的創(chuàng)意。策劃準備了一桌好菜,怎么炒,看設計。整體空間的大創(chuàng)意是怎樣的?用什么設計元素來貫穿?空間的參觀節(jié)奏怎樣把控?怎樣讓觀眾更舒適?怎樣減少施工的難度?展項怎么玩?怎樣引導觀眾的互動?

能面面俱到地考慮到的,才是好設計師,比如魏賤人(他一定是傲嬌臉)。

二:效果的呈現。這種考驗美感的事,拼的是基本功。色彩與材質怎樣選擇?用什么樣的燈光?機位怎么選?怎樣合理減少渲染的時間?

平面設計師

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很強的平面可以強到什么程度?

給他兩堵墻,他可以給你P出個空間。這一點,我只服“小阿姨“。

魏賤人:“小阿姨,我實在來不及建模和渲圖了,你救救我吧”

小阿姨:“煩死了,給我拉個BOX和半小時”

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這是半小時做出來的......還有更牛的

但,這是過分的要求。

因為平面設計師的工作重點在以下三點:

一:配合空間設計師和策劃,做出合適的上墻平面。根據策劃的內容、空間設計的設計元素,平面需要快速地生成平面解決方案,并制作出圖,供給空間設計貼圖,這個方案有時候比空間設計的工作還重要。

康康猴:魏賤人,你拉兩個BOX完事,老娘要排一天

二:匯報方案的美工輔助。大部分策劃是不擅長做PPT的,或者說,做漂亮的PPT的。怎樣突出你想表達的內容重點?讓人感覺這個方案非常地專業(yè)和到位,平面設計師是強大的助力。


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三:現場實施時的平面調整。說起這個,平面設計師們全是淚。空間設計做的方案在現場施工時一定會有大量的尺寸偏差的(不是空間設計師的問題就是施工方的問題),平面設計要把所有的尺寸復核,重新排版,有時候策劃也來搗亂,

“某個字我不小心寫錯了,你改一下唄~~“

“改你妹,你不知道平面的工程文件很巨大嗎?“

項目經理

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一個項目團隊少者兩三人,多者十幾人,甚至幾十人。為了改善團隊之間的溝通,減少內部損耗與外部浪費,項目經理這個職位誕生了。

項目經理經常被誤認為是全能保姆。

“你大爺的,要不是你們一個個都不專業(yè),還要我這么累?“

其實項目經理從頭至尾只有五件事是本職:

一:資源管理。銷售覺得某事可為,于是找到項目經理,請項目組合策劃、設計、技術人員,項目經理根據項目的情況,確定需要幾個策劃,幾個設計,幾個技術。并根據項目的重要性,決定是否使用比較好的資源。

二:進度控制。項目立項,從Deadline倒推,分配給各個工種多少時間,完成什么內容,并預留緩沖時間。大部分人是沒有大的項目格局的,但項目經理必須有,策劃在哪個階段做什么東西,做的東西給到誰,空間出的圖在哪個階段反饋回策劃?工作的銜接如果項目經理不做好,整個的項目過程就會很凌亂。

三:成本控制。就兩條,在甲方的預算之內把事做成(滿足甲方的成本預期)和在做成的基礎上多掙點(壓縮已方的開銷)。

四:質量控制。什么東西在哪個階段是能用的,好用的,項目經理必須是有評斷的標準的。一個策劃拿著一級目錄就讓空間設計做設計,一個設計拿著概念草圖就讓施工方施工,項目經理不把關,不被打死才怪。

五:供應商管理。所有的解決方案是需要找供應商來解決的,這項溝通工作也是由項目經理來執(zhí)行的。

此外還有干系人管理,合同管理,風險控制,并不詳述。

多媒體工程師

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在展館項目里我把技術研發(fā)團隊及視頻制作團隊統(tǒng)稱為多媒體工程師

一般來說他們負責的內容包括:

一:解決方案的提供。

空間設計師設想了一種展項互動形式,但并不知道它能不能實現,這時候多媒體工程師是可以根據自己的經驗和認知,給出解決方案的建議的,這對設計師來說是正向的反饋,有利于項目的落地。

二:技術難題的攻克。

對于新的創(chuàng)意和新的互動需求,在現有解決方案無法滿足的情況下,多媒體工程師就得提槍上馬,進行技術攻關了。

總而言之其實就一句話:這東西可以這么玩嗎?能,上。不能,想想試試?實在不行,換!

各個工種之間的工作邊界先講到這

接下來講小伙伴的工作配合


要不要做——項目評審團


項目評審團的成員可以只有老板自己,也可以是多個小伙伴坐在一起,一起判斷某個項目可不可為。像上文說到的,離開標只有十天半個月的那種項目,一定是被操作過的,基本上可以PASS掉。

判斷的標準有很多,比如有沒有直接關系人,項目的金額,項目的周期,回款的速度,競爭對手的情況,項目地的情況等等,怎樣判斷各有各的方法,并不具體展開。

但是有一點要明確的是:如果你決定做某件事,請先考慮好,如果失敗,它的代價你是否能夠承受,不能承受,請不要浪費大家的時間。

PS:分享個直觀感受:一個不愿意在自己的用戶身上花錢花精力的甲方,你和他第二次合作的機會很少,因為這家企業(yè)如果不是國企,基本活不長。

又來一個活——項目啟動會

好了,項目決定要做了,先找到項目經理,請他根據項目的情況,組織相應的項目團隊,并啟動第一次項目會議。


在項目啟動會議上,因為已經決定要做了,所以討論的重點不在于要不要做,而在于怎么做,這點要首先明確。

在啟動會議上,銷售做為項目的直接對接人,必須把項目的關鍵信息透露給所有人,是的,是關鍵信息和所有人!也請告訴所有人,接下來說的都是商業(yè)機密。信息不透明,大都做事靠猜,很累的說。

項目啟動會上,銷售要將項目的基本情況,比如項目的名稱、項目的規(guī)模、甲方的意圖(這點最關鍵)、項目的預算、時間的要求等,傳達給項目組成員,并把現有的,已獲取的資料全部共享。

項目經理在現場需要根據項目的預算和時間要求,將人員安排和時間進度表制定出來(也可以會后,但最好是現場)。

體驗生活去——素材的搜集

本文的內容在策斬的第四篇文章《主題展館,方向比努力更重要》中有主要說明,在這里并不多說,請大家移步。

總而言之就是,盡最大的可能,搜集你的項目資料,體驗你的項目,獲取直觀的認知。

一般的資料需求

蜜蜂文化館——文獻資料

我們有話說——內容的共享

在體驗的過程中,策劃和設計師是有感想或有內容希望跟大家分享的。

我看到了什么,聽到了什么,吃到了什么,聞到了什么,我感覺這是一個什么樣的城市,這是一個什么樣的產品,它的特點有哪些,為什么……

在這個階段,我們稱之為內容分享會,主要負責人是策劃。

他需把把梳理好的資料告訴大家,把自己的感受告訴大家(設計師大多不愛看文字),目的是,項目組成員對項目形成統(tǒng)一的認知(即使是錯的!為有減少出錯的幾率,有時候需要請專家介入)。

福州規(guī)劃館——資料整理目錄

故事怎么說——展館的框架

好了,策劃秀肌肉的時間到了。

根據你的認知,你認為這個項目應該怎樣去解讀?比如城市規(guī)劃館,是時間邏輯,是產業(yè)邏輯,還是其他邏輯;比如一個紀念館,你讀出了什么感受,你覺得主題應該是什么?為什么?

告訴大家你的觀點!

你的觀點!

你的觀點!

然后展開它。

蜜蜂文化館——展示框架局部

節(jié)奏與規(guī)模——分區(qū)與布局

拿到框架的空間設計師(至少是三級目錄啊!),根據框架,在原始展館平面上做平面分區(qū)與布局。因為內容的重點與比重已經被策劃確定,這時候設計師作的就是合理利用空間安排觀眾參觀,并把握參觀的節(jié)奏。

平面布局概念草圖

最好玩的時刻——頭腦風暴

這階段是我最喜歡的階段,一般在這個階段開始前三天,我就會告訴所有人,你們可以開始準備了,三天后的某個時間,關門,打開腦洞,爭吵起來。

拿著設計師的平面初稿,從序廳開始,提出一個又一個想法,然后否定,贊成,升華,一個個的展項被確定下來,空間的設計形式與互動形式也基本上被確定下來。

這個過程持續(xù)的時間短則幾分鐘,多則幾天,看情況而定。

但在這個階段一定要注意的是:在頭腦風暴結束后,必須得出一個結論,并且,這個結論是預算所支持的。

設計元素的轉化

展項概念草圖

用效果圖說話——建模與渲圖

事情經過頭腦風暴都想清楚了,那接下來的事情就簡單了。

策劃,去梳理你的匯報方案去。

設計師,建模,設計空間,渲圖去。

這個階段對成熟的策劃和設計師來說,很快,因為自己的資料庫足夠強大,做事情的效率很高(參見我的第十五篇文章《提升你的做事效率》)。但對普通策劃及設計師來說,會很磨人。

思想的整合——匯報方案的制作

設計師的圖做出來了,把你的想法和設計的精髓告訴甲方吧。

這個部分詳見我的第十三篇文章《看人下菜——怎樣做好你的匯報方案》

然后請平面幫你美化你的方案,請做視頻的小伙伴制作匯報視頻。

OVER

全程參與——項目經理的職能

在整個過程中,項目經理是必須全程參與的,他的職能上文已講過,也不綴述了。

以上全部。